Функция регистрации реализуется с помощью двойной записи, которая прошла проверку временем с момента ее изложения итальянским математиком в 1494 г.

Изучение теории двойной записи является составной частью изучения бухгалтерского учета. Пользователи бухгалтерских документов должны знать, что общее понимание системы двойной записи значительно поможет им при анализе финансовой отчетности, а также при воссоздании операций предприятия.

Принцип системы двойной записи основан на двойственном характере отражения каждой операции. Например, если предприятие одолжило 1000 дол., оно приобрело активы (денежные средства), и в противовес в равной сумме возникло обязательство, или требование со стороны (пассивы) . Независимо от того, какое количество операций совершается на предприятии, двойственность их отражения в балансе обеспечивает преимущества закономерности, логичности и контроля.

Когда предприятие приобретает активы, уравновешивающий эффект проявляется в одном или нескольких следующих событиях:

1. Появление пассива (кредиторской задолженности).

2. Увеличение капитала.

3. Ликвидация других активов. Соответственно пассивы погашаются посредством:

1. Ликвидации активов.

2. Увеличения требований на право собственности.

3. Появления других обязательств.

При этом активы предприятия равны требованиям со стороны на эти активы (т.е. пассивам) и капиталу, вложенному собственниками. Таким образом, базовое уравнение системы двойной записи следующее:

Активы = Пассивы + Капитал.

Расходы, или издержки, понесенные в результате хозяйственной деятельности предприятия, сопровождаются одной операцией или их комбинацией:

1. Сокращением активов.

2. Увеличением пассивов.

3. Увеличением требований на право собственности. Напротив, доходы, получаемые предприятием:

1. Увеличивают активы.

2. Уменьшают пассивы.

3. Уменьшают требования на право собственности.

Согласно системе двойной записи все операции регистрируются, классифицируются и затем обобщаются в бухгалтерском учете на счете под соответствующим названием. Финансовая отчетность является формальным, итоговым представлением данных, полученных из счетов бухгалтерского учета.

Одним из лучших способов рассмотрения основ системы записи является диаграмма, которая отражает главные счета, а также типичные связи между ними.

Тщательное изучение иллюстрации и главных связей, отраженных на ней, позволит читателю рассмотреть основные финансовые потоки на промышленном предприятии. В целях достижения большей ясности редкие потоки и связи не были включены.